Jeugdformaat is een organisatie voor
jeugdhulpverlening in de regio Haaglanden. De hulpverlening wordt (vanuit 75
voorzieningen) verzorgd door ongeveer 750 hulpverleners en enkele tientallen
stagiairs. Dit gebeurt onder de verantwoordelijkheid van bijna 40
leidinggevenden die worden aangestuurd door vijf managers. De managers vormen
samen met de raad van bestuur het managementteam.
Daarnaast werken zo'n 100 medewerkers ter
ondersteuning van het primaire proces op het centraal kantoor in Rijswijk.
Samen werken we aan de begeleiding en ondersteuning van meer dan 4.700 cliënten
en meer dan 800 pleeggezinnen per jaar. De organisatie groeit en is volop in
ontwikkeling. We zoeken voortdurend de balans tussen de vraag van cliënten, van
de maatschappij en de inhoudelijke kwaliteit van de jeugdhulpverlening.
Functieomschrijving:
De afdeling huisvesting & facilitair
beheer bestaat uit drie teams: huisvesting, inkoop & contractbeheer en
services. Deze afdeling biedt op een professionele wijze ondersteuning aan haar
klanten die op welke wijze dan ook gebruik wensen te maken van de door de
afdeling geleverde huisvesting, services, middelen en diensten. De
ondersteuning is dusdanig georganiseerd dat er in het primaire proces zo min
mogelijk tijd verloren gaat aan niet zorggerelateerde werkzaamheden. De
ondersteuning is erop gericht om processen zo efficiënt mogelijk te laten
verlopen en hiermee een bijdrage te leveren aan de productiviteit van de
organisatie. Bij haar dienstverlening zal de afdeling huisvesting & facilitair
beheer haar producten en diensten zoveel mogelijk afstemmen op de vraag vanuit
haar klant.
Doel van de functie:
De medewerker huisvesting verzorgt de
uitvoering van het huisvestingsbeleid. Tevens heeft hij/zij contact met interne
klanten, die vragen, klachten en/of wijzigingen hebben.
Hoofdactiviteiten:
Bezighouden met het dagelijks beheer en
exploitatie van de verschillende vestigingen van de organisatie: in
overleg met de leidinggevende (laten) uitvoeren van (lange en korte
termijn) (onderhouds-)plannen/ schema's (desgewenst in overleg met derden,
zoals aannemers, specialisten, architect) voor de gebouwen, de omliggende
terreinen (bouwkundig, civieltechnisch en elektronisch) en de civiele
werkzaamheden. Het monitoren van de daarvoor benodigde (onderhouds-)budgetten.
Uitvoeren van inspecties op correctief
onderhoud en zorgdragen voor verslaglegging hiervan met verbeterafspraken.
Inventariseren, actualiseren en bewaken van de
huisvestingsadministratie en het informeren van de leidinggevende.
Medewerkers servicepunt informeren over en
begeleiden bij de implementatie van de afgesloten huur- en koopcontracten.
Actualiseren en beheren van de beschikbare
vierkante meters en werkplekken volgens interne richtlijnen van
Jeugdformaat, zodanig dat aan Arbowetgeving wordt voldaan, kosten worden
beheerst en de klant tevreden is.
In overleg met de leidinggevende initiëren van
mogelijkheden voor de verbetering van de inrichting van processen binnen
de afdeling huisvesting & facilitair beheer en het aansturen van de
uitvoering van deze verbeteringen.
Implementeren van door de leidinggevende
goedgekeurde procedures, werkwijzes en richtlijnen binnen de afdeling
huisvesting & facilitair beheer.
In overleg met de leidinggevende uitrollen van
RI&E, Arbo, BHV en het onderhouden daarvan.
Uitvoeren van administratieve taken ter
ondersteuning van de leidinggevende huisvesting op het gebied van
huisvesting.
In overleg met de leidinggevende actief
deelnemen aan en ondersteunen van projecten op het gebied van huisvesting.
Het gebruikelijk deelnemen aan werkoverleg.
Functie eisen
Specifieke functiekenmerken:
Anticiperend en analytisch vermogen.
Alert op het nakomen van gemaakte afspraken en
gedane toezeggingen.
Organisatorische vaardigheden voor het
organiseren en coördineren van de administratieve werkzaamheden.
Dienstverlenende en klantgerichte instelling.
Mondelinge en schriftelijke
uitdrukkingsvaardigheid voor het te woord staan van in- en externe
relaties, het verstrekken van informatie en het voorbereiden van
(beleids)notities en het afhandelen van correspondentie.
Ordelijkheid en systematisch werken voor het
accuraat verwerken van gegevens van diverse aard.
Stressbestendigheid in verband met de
werkzaamheden die onder tijdsdruk staan en waarbij verstoring een rol kan
spelen.
een afgeronde opleiding HBO-FM met een relevant
afstudeerprofiel (huisvesting;
kennis van en inzicht in de wet- en regelgeving
ten aanzien van (brand)veiligheid, Arbo, milieu en kwaliteit;
goede beheersing van het Office-pakket en de
Nederlandse taal in woord en geschrift;
zelfsturend vermogen, klantgerichte werkwijze;
flexibiliteit, creativiteit,
stressbestendigheid en improvisatievermogen;
zeer goede sociale en communicatieve
vaardigheden.
kennis van organisatie processen en producten
van een organisatie
kennis van en inzicht in de administratieve
inrichting van een organisatie, de daarbij behorende organisatie-onderdelen, besturen en werkgroepen.
(kunnen) onderkennen van de wisselwerking met
de omgeving.
Arbeidsvoorwaarden
Tijdelijke functie per 1 januari 2010 tot 31
december 2010 voor medewerker/projectleider voor afdeling huisvesting &
facilitair beheer voor 40 uur. Wij bieden een afwisselende en zelfstandige baan
in een snel groeiende onderneming. Wij bieden je een uitdagende tijdelijke
functie binnen een middelgrote organisatie met mogelijkheden om door te
groeien.Wij verwachten dat je direct beschikbaar bent en naar verwachting 1
januari 2010 kan starten met het werk. Met vakantie afspraken wordt rekening
gehouden.
terug
